Zum Hauptinhalt gehen

Wie kann ich Patientendaten in thevea importieren?

  • Aktualisiert

Mit dem Import kannst du bestehende Patientendaten aus einem anderen System in thevea übernehmen.

Voraussetzung dafür ist ein aktiver thevea Basis oder Plus Tarif. Der Import kann kostenpflichtig über das Sorglos-Paket gebucht werden.

Das spart dir Zeit bei der Einrichtung und ermöglicht dir, direkt mit deiner bestehenden Patientenbasis weiterzuarbeiten, ohne alle Daten manuell neu anlegen zu müssen.


Weitere Informationen zur Buchung direkt in deiner Verwaltung findest du 👉hier. 

💡 Was kostet der Import?

Der Import deiner Patientendaten kostet einmalig 149,00 € zzgl. MwSt.

Der Import umfasst:

  • Übertragung deiner bestehenden Patientendaten
  • Prüfung der Datenstruktur
  • Unterstützung durch unser Team

📂 Welche Daten können importiert werden?

In thevea können die Patientenstammdaten importiert werden. Diese beinhalten:

  • Anrede (Frau/Herr)
  • Vorname (Pflichtfeld)
  • Nachname (Pflichtfeld)
  • Geburtsdatum (Pflichtfeld)
  • Straße & Hausnummer
  • Ort
  • PLZ
  • Land (Pflichtfeld)
  • Kostenträger-IK
  • Versichertennummer
  • Versichertenstatus
  • Telefonnummer
  • Mobil
  • Andere Telefonnummer
  • E-Mail
  • Zuzahlungsbefreiungen
  • Bemerkungen

❗Es werden ausschließlich Patientenstammdaten importiert. Verordnungen, Termine oder Dokumentationen können nicht übernommen werden.

🔁 Was passiert, wenn bereits Patientendaten vorhanden sind?

Der Import kann auch durchgeführt werden, wenn bereits Patientendaten in thevea vorhanden sind. Ein vorheriger „leerer“ Start ist nicht notwendig. 
Du kannst also bereits mit thevea arbeiten und Patient:innen anlegen, ohne auf den Import warten zu müssen.

Bestehende Patient:innen werden beim Import automatisch erkannt und nicht doppelt angelegt. Vorausgesetzt, die Stammdaten (Vorname, Nachname und Geburtsdatum) stimmen exakt überein.

❗Weichen diese Angaben ab, wird ein neuer Patient angelegt. Diese kannst du bei Bedarf im Nachgang zusammenführen.
👉Mehr erfahren: Wie kann ich Patienten zusammenführen? 

🧾 Welches Format müssen die Daten haben?

Für den Import müssen deine Daten als CSV-Datei im Zeichenformat UTF-8 vorliegen.

Für einen erfolgreichen Import sind folgende Pflichtangaben notwendig:

  • Vorname
  • Nachname
  • Geburtsdatum

Alle weiteren Angaben sind optional.

⚙️ Was ist bei den Daten zu beachten?

Allgemeines:

  • Vorname und Nachname müssen in zwei Spalten angegeben sein
  • Straße und Hausnummer müssen in einer Spalte stehen
  • Spaltenbezeichnungen müssen exakt wie in der Beispieldatei übernommen werden Überflüssige Spalten müssen vor dem Import entfernt werden 
  • Die Spalte „Land“ ist ein Pflichtfeld und muss zwingend befüllt sein (z. B. „Deutschland“)

Geburtsdatum:

  • Das Format ist frei wählbar, es darf jedoch keine Altersangabe enthalten sein
  • Fehlt das Geburtsdatum, wird automatisch der 01.01.1970 gesetzt

Kostenträger-IK:

  • Der Kostenträger kann nur über die IK-Nummer eingefügt werden
  • Der Name allein ist nicht ausreichend

Telefonnummer / Mobil:

  • Maximale Zeichenlänge: 15
  • Alle Telefonnummern müssen eine Vorwahl enthalten
  • Nummern müssen mit 0 oder mit Ländervorwahl (z. B. +49) beginnen
  • Ohne führende 0 muss eine Länderangabe gesetzt sein

Andere Telefonnummer:

  • Wird automatisch in das Feld „Bemerkungen“ übernommen

📅 Wann findet der Import statt?

Sobald wir deine Daten erhalten und geprüft haben, wird der Import am darauffolgenden Freitag durchgeführt.

Ausgenommen sind Feiertage oder interne Veranstaltungen.

📤 Wie werden die Daten übermittelt?

Für die Übermittlung sensibler Daten nutzen wir den Service „Flixcheck Widget“ der Flixcheck GmbH.

Du erhältst dafür einen Upload-Link, über den du deine CSV-Datei sicher hochladen kannst.

❗Bitte öffne den Link erst, wenn du deine Daten vollständig vorbereitet hast, da die Anzahl der Zugriffe pro IP-Adresse begrenzt ist.
👉Lade deine Daten hier hoch

📧 Was passiert nach dem Import?

Nach dem Import erhältst du eine E-Mail mit einem Fehlerprotokoll.

Dort siehst du, welche Daten ggf. nicht importiert werden konnten.

❗ Wichtige Hinweise

  • Es können nur CSV-Dateien importiert werden, die den Vorgaben entsprechen
  • Eine Beispiel-Datei findest du am Ende dieses Artikels
  • Der Import ist nur für thevea Pro Kunden möglich
  • Ein Import während der Testphase ist nicht möglich: 

Du bekommst nach dem Import eine E-Mail von uns mit dem Fehlerprotokoll der Daten die ggf. nicht importiert werden können. 

📖Das könnte dich außerdem interessieren:

  • Wie kann ich meine Rechnungsdaten bearbeiten? - klicke hier!
  • Wie kann ich einen weiteren Benutzeraccount einrichten? - klicke hier!
  • Alles rund um die Mitarbeiterverwaltung! - klicke hier! 

 

Verwandte Beiträge