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Zuzahlung nachfordern, wenn Patient:innen nicht zahlen – was kannst du tun?

  • Aktualisiert

Wenn Patient:innen ihre gesetzliche Zuzahlung nicht begleichen, musst du den Betrag nicht selbst tragen. Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du die Krankenkasse mit dem Einzug beauftragen.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du korrekt vorgehst und worauf du achten solltest.

📄 Zuzahlungsrechnung – wann und wie sinnvoll?
Eine Zuzahlungsrechnung ist immer dann sinnvoll, wenn die Zahlung nicht direkt erfolgt, zum Beispiel:

  1. bei Hausbesuchen
  2. bei Patient:innen in Betreuung
  3. bei vorzeitigem Behandlungsabbruch
  4. bei verweigerter Zahlung trotz Aufklärung

Die Rechnung dient gleichzeitig als schriftliche Zahlungsaufforderung und ist Voraussetzung dafür, dass die Krankenkasse später den Einzug übernehmen kann.

💡 Tipp: Überreiche die Rechnung möglichst persönlich, um Portokosten zu sparen. Oder noch einfacher: Erstelle und sende die Rechnung per E-Mail ganz einfach über thevea. 
👉Mehr erfahren: Wie kann ich eine Rechnung per Mail versenden? 

⏱️ Zahlungsfrist bei Zuzahlungsrechnungen
Je nach Heilmittelbereich gelten unterschiedliche Vorgaben:

  1. Physiotherapie und Ergotherapie
    Zahlungsfrist: 14 Kalendertage
  2. Logopädie und Podologie
    Keine feste Frist vorgegeben, auch kürzere Zahlungsziele möglich (z. B. sofort oder wenige Tage). 

💡 Wann kannst du die Krankenkasse einschalten?
Du kannst die Krankenkasse mit dem Einzug der Zuzahlung beauftragen, wenn:

  1. du den Patienten mindestens einmal mündlich zur Zahlung aufgefordert hast
  2. du zusätzlich eine schriftliche Zahlungsaufforderung gestellt hast (z. B. Rechnung)
  3. die Zahlung trotzdem nicht erfolgt ist

Damit erfüllst du die Voraussetzungen gemäß § 43c SGB V.

❗ Du musst kein aufwendiges Mahnwesen betreiben, die Krankenkasse übernimmt den Einzug für dich.

📄 Wie gehst du bei der Abrechnung vor?

Es gibt zwei typische Situationen:

👉 Zuzahlung ist bereits vor der Abrechnung offen

  1. Du weißt schon vor der Abrechnung, dass die Zuzahlung nicht bezahlt wird
  2. Du rechnest die Verordnung ohne Abzug der Zuzahlung ab
  3. Du legst einen Nachweis über den erfolglosen Einzug bei (z. B. offene Rechnung)

Wähle beim Abschluss der Verordnung "keine Zuzahlung trotz schriftlicher Zahlungsaufforderung" aus. 

👉 Zuzahlung wird erst nach der Abrechnung nicht bezahlt

  1. Du hast die Verordnung bereits mit Abzug der Zuzahlung abgerechnet
  2. Der Patient zahlt trotzdem nicht

In diesem Fall kannst du den offenen Betrag nachträglich geltend machen. Dafür legst du einfach die ursprüngliche Rechnung sowie deine Zahlungsaufforderung (z. B. Mahnung) bei deiner nächsten Abrechnung bei. Dein Abrechnungsdienstleister leitet das dann entsprechend an die Krankenkasse weiter, sodass du den offenen Betrag ausgezahlt bekommst.

❗ Wichtig:
Die Nachforderung ist nur innerhalb von 9 Kalendermonaten möglich. Gerechnet ab dem Ende des Monats, in dem die Verordnung abgeschlossen wurde.

❗ Was ist wichtig zu beachten?

Damit die Krankenkasse den Betrag übernimmt, solltest du:

  1. die mündliche Aufforderung dokumentieren
  2. eine schriftliche Zahlungsaufforderung gestellt haben
  3. alle Unterlagen vollständig einreichen
  4. sicherstellen, dass keine Zuzahlungsbefreiung vorliegt

💰 Was passiert mit dem Geld?

Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind:

  1. übernimmt die Krankenkasse den Einzug der Zuzahlung
  2. du erhältst den Betrag über deine Abrechnung

🧾 Tipp für den Praxisalltag

  1. ziehe die Zuzahlung möglichst frühzeitig ein
  2. prüfe Befreiungen direkt zu Beginn der Behandlung
  3. dokumentiere Zahlungsversuche sauber

So vermeidest du unnötigen Aufwand im Nachgang.

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