In diesem Artikel findest du Antworten auf die häufigsten Fragen zu Rechnungen in thevea – von der Erstellung bis zur Verwaltung.
😥Mir fehlt eine Rechnungsnummer
Keine Sorgen, es werden keine Rechnungen gelöscht. Wenn du eine Rechnung stornierst, erstellt thevea automatisch eine Storno-Rechnung mit eigener, fortlaufender Nummer. Diese findest du im Anhang der stornierten Rechnung. In der Übersicht werden Stornorechnungen nicht angezeigt, weshalb manchmal der Eindruck entsteht, dass eine Nummer fehlt. Prüfe daher bitte immer, ob es sich um eine Stornorechnung handelt.
👉 Mehr erfahren: Warum fehlt mir eine Rechnungsnummer?
🔙Ich habe Testrechnungen erstellt. Wie kann ich bei der Rechnungsnummer wieder zurück gehen?
Aus rechtlichen Gründen können Rechnungen – auch Testrechnungen – nicht gelöscht werden.
Wenn du die Nummerierung dennoch anpassen möchtest, kannst du in den Rechnungsdaten das Präfix ändern. Dadurch beginnt die Zählung wieder von vorne.
👉 Mehr erfahren: Rechnungsdaten bearbeiten
💶 Welche Angaben müssen auf einer Rechnung stehen?
Damit eine Rechnung rechtlich gültig ist, müssen folgende Angaben enthalten sein:
Vollständiger Name und Anschrift von Praxis und Patient:in
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Leistungszeitraum bzw. Datum der Behandlung
Beschreibung der erbrachten Leistung
Rechnungsbetrag (ggf. mit Umsatzsteuer oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
Bankverbindung und Zahlungsziel
👉 Mehr erfahren: Rechnungsdaten hinzufügen
🤝 Wie kann ich die Anrede geschlechtsneutral hinterlegen?
Wenn du auf der Rechnung eine geschlechtsneutrale Anrede verwenden möchtest, wähle in der Patientenakte bei Anrede die Option „keine“ aus.
Möchtest du stattdessen eine geschlechtsspezifische Anrede (z. B. Herr oder Frau) auf der Rechnung anzeigen, kannst du diese ebenfalls dort auswählen.
Die Rechnung sieht dann folgendermaßen aus:
⚖️ Muss ich Umsatzsteuer auf meine Rechnungen erheben?
Heilmittelleistungen sind in der Regel nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerbefreit. Wenn du jedoch andere Leistungen anbietest (z. B. Coaching, Präventionskurse oder Workshops), kann Umsatzsteuer anfallen. Es empfiehlt sich, dies mit deiner Steuerberatung abzuklären.
👉 Mehr erfahren: Gewerbesteuer, Umsatzsteuer etc.: Was Physiotherapeuten wirklich zahlen müssen
⚖️Was kann ich tun, wenn ich als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit bin?
Du kannst die Angabe in deinen Rechnungsdaten hinterlegen:
Die Angabe wird dann auf der Rechnung vermerkt.
👉 Mehr erfahren: Rechnungsdaten bearbeiten
📅Kann ich eine Rechnung zurückdatieren?
Nein, das ist nicht möglich. Eine einmal erstellte Rechnung kann aus rechtlichen Gründen nicht rückwirkend datiert werden.
Wenn du das gewünschte Rechnungsdatum anpassen möchtest, kannst du die Rechnung stornieren und anschließend mit dem korrekten Datum neu erstellen.
💳 Was passiert, wenn Patient:innen ihre Rechnung nicht bezahlen?
Wenn eine Rechnung nicht beglichen wird, solltest du zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung schicken. Erfolgt daraufhin keine Reaktion, kannst du eine Mahnung versenden. In letzter Instanz kann ein Inkassoverfahren eingeleitet werden.
📈 Wie gehe ich mit fehlerhaften Rechnungen um?
Eine bereits ausgestellte Rechnung darf aus rechtlichen Gründen nicht einfach geändert oder gelöscht werden. Du musst sie stornieren und anschließend eine neue, korrekte Rechnung ausstellen.
👉 Mehr erfahren: Rechnung stornieren
💶 Warum wird meine Bankverbindung auf der Rechnung auf einer zweiten Seite angezeigt?
Das Layout von Rechnungen wird in thevea automatisch erstellt. Dabei richtet sich die Platzierung der Inhalte nach der Anzahl und dem Umfang der Rechnungspositionen.
In Einzelfällen kann es deshalb vorkommen, dass die Bankverbindung auf die nächste Seite verschoben wird. Dies ist technisch bedingt und hat keinen Einfluss auf die Gültigkeit oder Vollständigkeit der Rechnung.
Eine manuelle Anpassung der Position der Bankverbindung ist derzeit nicht möglich.
🏦 Kann ich auf meinen Rechnungen einen QR-Code für die Überweisung anzeigen lassen?
Ja, im Plus Tarif ist das möglich. Wenn die Funktion aktiviert ist, wird auf deinen Rechnungen ein QR-Code angezeigt. Patient:innen können diesen mit ihrer Banking-App scannen und die Zahlungsdaten werden automatisch übernommen. Das erleichtert die Überweisung und reduziert Eingabefehler.
👉Mehr erfahren: Wie kann ich meine Rechnungen anpassen?
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