Alle erstellten Rechnungen findest du gesammelt unter dem Reiter >Rechnungen<. Dort werden sie mit fortlaufender Rechnungsnummer aufgeführt und können von dir verwaltet werden.
❗Aus rechtlichen Gründen können erstellte Rechnungen in thevea nicht gelöscht werden. Wenn du dir vorab einen Eindruck verschaffen möchtest, kannst du dir eine Musterrechnung im Anhang ansehen. Hast du bereits Rechnungen mit der gewünschten Nummer erstellt, kannst du das Präfix anpassen und so in der Zählung wieder zurückgehen.
🔎Rechnungen suchen und filtern
Klicke auf den Reiter >Rechnungen<.
Nutze die Suche nach Namen oder Rechnungsnummer.
Stelle bei Bedarf den Filter ein, um gezielt Rechnungen je nach Status anzeigen zu lassen.
📝Rechnungen bearbeiten
Klicke auf den Haken, um eine Rechnung schnell als bezahlt zu markieren.
Öffne das Drei-Punkte-Menü, um Rechnungen zu stornieren, auszubuchen, anzuzeigen, herunterzuladen oder eine Zahlung hinzuzufügen.
Über den Pfeil unten kannst du die ausgewählten Rechnungsdaten exportieren und als CSV-Datei speichern.
👉 Mehr erfahren: Wie kann ich eine Rechnung stornieren?
💵 Rechnungen als bezahlt markieren
Du kannst Rechnungen entweder direkt in der Übersicht oder über das Drei-Punkte-Menü als bezahlt markieren. Im Anschluss öffnet sich ein neues Modal, um die Zahlungsdaten zu ergänzen.
Trage das Datum des Zahlungseingangs ein.
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Wähle die passende Zahlungsmethode:
Bar
Karte
Überweisung
SumUp
Klicke auf >Zahlung hinzufügen<.
Mit der Auswahl „SumUp“ kannst du Zahlungen besonders komfortabel direkt über dein SumUp-Gerät abwickeln und automatisch in thevea übernehmen. So sparst du dir zusätzliche Schritte und hast deine Abrechnung immer korrekt dokumentiert.
👉 Mehr erfahren: Zahlung über SumUp hinzufügen
🔄Rechnungen stornieren
💡 Du vermisst eine Rechnungsnummer?
Wenn du eine Rechnung stornierst, erstellt thevea automatisch eine Storno-Rechnung mit eigener, fortlaufender Nummer. Diese findest du im Anhang der stornierten Rechnung. In der Übersicht werden Stornorechnungen nicht angezeigt, weshalb manchmal der Eindruck entsteht, dass eine Nummer fehlt. Prüfe daher bitte immer, ob es sich um eine Stornorechnung handelt.
🧾Rechnungen quittieren
Egal, auf welchem Weg du die Zahlung hinzugefügt hast, im Anschluss kannst du eine Quittung erzeugen und ausdrucken. Öffne dazu die bereits als bezahlt markierte Rechnung und klicke auf >Quittung öffnen<.
📩Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen
In den Einstellungen legst du fest, welche Mahnkosten berechnet werden sollen und wie lang die Mahnfrist ist. Wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig beglichen wird, kannst du in thevea eine Zahlungserinnerung oder direkt eine Mahnung erstellen. Offene oder fällige Beträge erkennst du sofort am roten Hinweis in der Rechnungsübersicht.
Öffne die überfällige Rechnung.
Wähle >Zahlungserinnerung erstellen< oder >Mahnung erstellen< aus.
Öffne die Erinnerung oder Mahnung um diese herunterzuladen oder auszudrucken.
💡Sollte auch die erste Mahnfrist überschritten sein, können weitere Mahnungen erstellt werden. Sollte sich der Zahlungseingang mit der Frist überschneiden, kannst du die 5€ Mahngebühr beim Hinzufügen der Mahnung wieder abwählen.
👉 Mehr erfahren: Wie kann ich eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellen?
📊Rechnungen exportieren
Du kannst deine Rechnungsdaten jederzeit exportieren und als CSV-Datei abspeichern:
Klicke unten auf das Symbol mit dem Pfeil nach unten.
Wähle den gewünschten Zeitraum aus.
Lege fest, welche Rechnungs-Status (offen, fällig, bezahlt, storniert/ausgebucht) exportiert werden sollen.
Klicke auf >Als CSV exportieren<.
Die Datei wird anschließend heruntergeladen und kann in Excel oder einem anderen Programm weiterverarbeitet werden.
💡Alle bezahlten Rechnungen findest du auch in der 👉Zahlungseingangsübersicht.
🎥 In diesem Video siehst du den kompletten Ablauf :
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