Im Plus-Tarif kannst du Behandlungsvereinbarungen direkt aus thevea per E-Mail an deine Patient versenden und digital unterschreiben lassen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du eine Signaturanfrage versendest, wie die digitale Unterschrift funktioniert und wie du den aktuellen Signaturstatus verwaltest.
Alternativ kannst du eine ausgedruckte und unterschriebene Behandlungsvereinbarung in thevea hochladen und als signiert markieren. Wie das funktioniert, erfährst du 👉 hier.
📧 Schritt 1: Signaturanfrage per E-Mail versenden
- Öffne den gewünschten Patienten unter >Patienten<.
- Erstelle eine neue Behandlungsvereinbarung oder wähle eine bereits vorhandene Vereinbarung aus.
- Klicke auf >Signatur per E-Mail anfragen<.
- Überprüfe die hinterlegte E-Mail-Adresse und ergänze sie bei Bedarf.
- Versende die Signaturanfrage.
✍️ Schritt 2: Digitale Unterschrift durch Patient
Patient erhalten eine E-Mail mit dem Button >Dokumente ansehen und unterschreiben<. 📧
Nach dem Öffnen des Links müssen sie zunächst ihr Geburtsdatum eingeben und bestätigen. Dieses wird mit dem in thevea hinterlegten Geburtsdatum abgeglichen.
⚠️ Wird das Geburtsdatum fünfmal falsch eingegeben, verliert der Link seine Gültigkeit. Patient können sich anschließend einen neuen Link zusenden lassen.
Nach erfolgreicher Bestätigung können sie die Behandlungsvereinbarung einsehen und über >Jetzt unterschreiben< zum Unterschriftenfeld gelangen.
Dort können sie ihre Unterschrift direkt auf dem Bildschirm hinterlassen und über >Unterschrift bestätigen< abschließen.
✅ Schritt 3: Signierte Behandlungsvereinbarung einsehen
Die unterschriebene Behandlungsvereinbarung kannst du anschließend direkt in der Patientenakte über >Öffnen< einsehen. 📄
Damit du den Unterschriftsprozess nachvollziehen kannst, wird dokumentiert, wann die Behandlungsvereinbarung unterschrieben wurde. Vor der Unterschrift müssen Patient außerdem ihr Geburtsdatum bestätigen. So wird der digitale Ablauf nicht nur einfacher, sondern auch transparenter.
Über das kleine Archiv-Symbol kannst du die Vereinbarung archivieren und bei Bedarf eine neue erstellen. Archivierte Vereinbarungen bleiben weiterhin in der Patientenakte unter >Archiviert< verfügbar. 📁
📧 Versendete Nachrichten einsehen
Unter >Versendete Nachrichten< in der Patientenakte kannst du die Schritte nachvollziehen:
- Es warten Dokumente auf Ihre Unterschrift: Diese E-Mail wird beim Versand der Signaturanfrage verschickt und enthält den Link zur digitalen Unterschrift.
- Ihre Dokumente: Diese E-Mail wird automatisch nach der erfolgreichen Unterschrift versendet und ermöglicht den Patient den Zugriff auf die unterschriebene Behandlungsvereinbarung.
Zu beiden Nachrichten findest du das Versanddatum, die Uhrzeit und den Versandstatus.
🔄 Signaturanfragen verwalten
Solange die Behandlungsvereinbarung noch nicht unterschrieben wurde, stehen dir über das Dropdown-Menü >Signieren< folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Signaturanfrage erneut senden: Du kannst die E-Mail mit dem Link zur digitalen Unterschrift erneut versenden.
- Anfrage stornieren: Die Signaturanfrage wird zurückgezogen und der bisherige Link verliert seine Gültigkeit.
- Signiertes Dokument als Datei hochladen: Wurde die Vereinbarung stattdessen handschriftlich unterschrieben, kannst du das Dokument hochladen und als signiert markieren. 📄
Über das Papierkorb-Symbol rechts neben der Vereinbarung kannst du diese außerdem vollständig löschen. 🗑️
📅 Offene Unterschriften im Terminkalender erkennen
Auch im Terminkalender behältst du den Überblick über noch ausstehende Unterschriften.
Ist eine Behandlungsvereinbarung noch nicht als signiert markiert, erscheint beim entsprechenden Patienten der Hinweis „Dokument-Signatur ausstehend“.
Mit einem Klick auf den Hinweis gelangst du direkt zur Behandlungsvereinbarung in der Patientenakte. Sobald die Vereinbarung digital unterschrieben oder ein unterschriebenes Dokument hochgeladen wurde, verschwindet der Hinweis automatisch.
⚖️ Gut zu wissen: Rechtliche Hinweise zur digitalen Unterschrift
thevea ermöglicht eine einfache elektronische Signatur nach der eIDAS-Verordnung. Diese ist nicht automatisch einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Bitte prüfe daher selbst, ob diese Form der Unterschrift für deine jeweilige Vereinbarung ausreicht und die geltenden gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Für die rechtliche Wirksamkeit sowie die Einhaltung von Form- und Nachweispflichten übernimmt thevea keine Haftung.
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