Telematikinfrastruktur: FAQ

🤓Allgemeines

Was ist die TI?

Die TI (Telematikinfrastruktur) ist ein digitales Netzwerk, das alle Akteure im Gesundheitswesen sicher miteinander verbindet – z. B. Ärzt:innen, Heilmittelerbringer:innen, Apotheken, Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen. Bis 1.1.2026 müssen sich Praxen für Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Podologie anschließen (Quelle). 

Ziel ist es, sensible Gesundheitsdaten schnell und geschützt auszutauschen und den Kommunikationsaufwand zu reduzieren – z. B. bei Verordnungskorrekturen oder Therapieberichten.

Was kostet mich die TI?

Kurz: Der TI-Anschluss mit thevea ist durch die Refinanzierung unterm Strich kostenfrei. Das gilt bei uns für alle Heilmittelbereiche - auch für diejenigen, in denen die Details der Refinanzierung noch nicht veröffentlicht sind. 

Nicht refinanziert werden Internetanschluss, PC oder Software. Deswegen ist es so wichtig, die Gesamtkosten im Blick zu behalten.

Kosten brutto für den TI-Anschluss: 188,02 Euro monatlich Kosten brutto für das Kartenlesegerät: 593,81 Euro einmalig Kosten brutto für den eHBA: 500 Euro zzgl. 40 Euro Verwaltungsgebühr Kosten brutto für die SMC-B: 465 Euro zzgl. 40 Euro Verwaltungsgebühr

Warum läuft euer Angebot 5 Jahre, andere aber nur 2 Jahre?

Unser Angebot läuft genauso lange wie die Refinanzierungsvereinbarung gilt und die TI-Karten gültig sind. Damit hast du eine optimale Planbarkeit und bist beim Auslaufen der Vereinbarung wieder flexibel.

Was passiert, wenn ich meine Praxis vor Ablauf der 5 Jahre schließe?

Nach der Praxisschließung zahlst du nichts mehr, bekommst aber auch keine Refinanzierung mehr.

Sollen oder müssen sich reine Privatpraxen auch anschließen?

Aktuell gibt es für Privatpraxen keine Refinanzierungsvereinbarung. Das heißt, die Praxen müssten die Kosten selbst tragen. Eine private E-Verordnung ist noch nicht vorgesehen. Daher ergibt es aktuell keinen Sinn, Privatpraxen an die TI anzuschließen.

Kann ich als Privatpraxis die TI bzw. KIM überhaupt nutzen? 

Nein, aktuell nicht. Für die Bestellung der TI-Zugangskarten ist eine IK-Nummer erforderlich. Für Privatpraxen ohne Kassenzulassung lohnt sich der Aufwand aber ohnehin nicht: Die Kosten für den TI-Anschluss liegen bei rund 12.000 €. Diese Investition ist kaum sinnvoll, nur um mit anderen Akteuren im Gesundheitswesen über KIM kommunizieren zu können.
 

📠Komponenten

Welche Komponenten benötige ich für den TI-Anschluss?

Notwendige Ausstattung für den TI-Anschluss, die refinanziert wird:

1. TI-Anschluss inklusive Kartenlesegerät


2. Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA): Damit bestellst du den Praxisausweis


3. Praxisausweis (SMC-B): Damit erhält deine Praxis Zugang zur TI

Ausstattung, die nicht refinanziert wird:

1. Internetanschluss


2. PC oder Laptop


3. 
   TI-Anwendung (thevea Starter) oder Praxisverwaltungssoftware (thevea Pro)
    

Wofür ist das Kartenlesegerät und wie schließe ich es an?

Das Kartenlesegerät ist in deinem TI-Anschluss enthalten. Die SMC-B steckt dauerhaft im Gerät und verifiziert deinen TI-Anschluss. Das Gerät liest außerdem die elektronische Gesundheitskarte deiner Patient:innen ein, sobald die E-Verordnung Pflicht ist. Das Gerät wird mit einem Kabel an deinen Internetrouter angeschlossen. 

Reicht ein Kartenlesegerät, wenn ich in meiner interdisziplinären Praxis je IK/Branche einen TI-Anschluss möchte?

Du bekommst pro TI-Anschluss ein Kartenlesegerät, das durch die quartalsweise Kostenerstattung refinanziert wird.

Was hat es mit „Konnektoren“ und "Gateways" auf sich?

Kurze Antwort: Darum musst du dich bei thevea nicht kümmern. Ausführliche Antwort: Im TI-Anschluss ist ein Konnektor enthalten. Anders, als du es vielleicht noch aus Arztpraxen oder von anderen Anbietern kennst, steht dieser bei thevea nicht in deiner Praxis, sondern in einem Rechenzentrum. 

Der Konnektor stellt dann – einfach gesagt – eine gesicherte Internetverbindung (Gateway) zu deinem Kartenlesegerät her. Und das wiederum ist verbunden mit deinem Computer bzw. deiner Praxisverwaltungssoftware.

💳eHBA

Was ist der elektronische Heilberufsausweis (eHBA)?

Der eHBA ist wie ein Personalausweis für die Heilmittelbranche. Er bestätigt, dass du Heilmittelerbringer bist und sieht aus wie eine Kreditkarte.

Der eHBA wird aktuell nur für die Beantragung der SMC-B (Praxisausweis für den Zugang zur TI) benötigt. Darum reicht für den TI-Anschluss ein eHBA pro Praxis - auch wenn du mehrere Standorte hast.

Den Ausweis musst du selbst beantragen und bestellen:

1. 
   Antrag beim elektronischen Gesundheitsberuferegister über das NRW-Serviceportal
   


2. 
   Bestellung beim Vertrauensdienstanbieter, zum Beispiel bei der D-Trust. 
   

Der Prozess ist technisch einfach, aber etwas bürokratisch. Wenn du TI über thevea bestellst, bekommst du eine praxiserprobte Anleitung mit Checkliste. Vom Antrag bis zur Auslieferung des eHBA kann es 2 Monate dauern. Danach brauchst du noch die SMC-B, für die du eine ähnliche Zeitspanne einkalkulieren solltest.
 

Wie viele eHBA pro Praxis brauche ich?

Zum Start in die TI reicht ein eHBA pro Praxis. Er wird vorerst lediglich benötigt, um die SMC-B zu bestellen. Später sollen weitere Funktionen hinzukommen, beispielsweise eine digitale Signatur.

Wer sollte den eHBA bestellen?

Eine gelernte Therapeutin oder ein gelernter Therapeut: Die Berufsurkunde wird als Nachweis benötigt. Ob Inhaber:in oder Mitarbeiter:in den eHBA bestellen, spielt keine Rolle.

💳SMC-B

Was ist der Praxisausweis (SMC-B)?

Die SMC-B ist sozusagen die Eintrittskarte in die TI für deine Praxis. Sie ist IK-bezogen und verifiziert die Praxis.

Optisch und funktional gleicht sie einer SIM-Karte und wird in das elektronische Kartenlesegerät des TI-Anschlusses gesteckt. 

Die SMC-B sollte über denselben Anbieter bestellt werden wie der eHBA. Für die Bestellung der SMC-B wird der eHBA von Inhaberin oder Inhaber bzw. eines Praxismitarbeiters benötigt. 

Mehrere Standorte oder IK: Wie viele SMC-B sind nötig?

Unsere Empfehlung ist: Pro Standort ein TI-Anschluss und eine SMC-B. Wenn du an einem Standort interdisziplinär arbeitest und mehrere IK hast, reicht an diesem Standort ebenfalls ein TI-Anschluss. Der Kontakt zum Beispiel mit Arztpraxen erfolgt dann allerdings auch über ein einziges TI-Postfach.

Wenn du alles sauber trennen möchtest, kannst du pro IK-Nummer einen TI-Anschluss bestellen - denn du bekommst pro IK einen Anschluss refinanziert. Pro IK musst du dann einen eigenen Praxisausweis (SMC-B) bestellen. 

Gemeinschaftspraxis und Praxisgemeinschaft: Wie viele TI-Anschlüsse?

Gemeinschaftspraxis: Ein Anschluss reicht aus. Die Gemeinschaftspraxis teilt sich dann ein KIM-Postfach für die Kommunikation zum Beispiel mit Arztpraxen.

Praxisgemeinschaft: Hier teilen sich mehre Praxen zwar Räume und Ressourcen, sind aber rechtlich unabhängig voneinander. Deswegen ist jeweils ein TI-Anschluss erforderlich.

⏰Zeitplan und Bestellprozess

Wie geht es nach der TI-Bestellung weiter bis zum Anschlusstermin?

Im Laufe des 2. Halbjahrs schließen wir unsere Kunden nach und nach an die TI an. Du musst dafür nichts vorbereiten – sobald dein Anschluss aktiviert werden kann, wird dir das in thevea im „TI-Dashboard“ angezeigt. Dann erhältst du auch das Kartenlesegerät, das bereits Teil deiner Bestellung ist. Den Anschluss des Kartenlesegeräts an deinen Internet-Router kannst du an einem Zeitpunkt deiner Wahl selbst vornehmen. Solltest du nicht weiterkommen, helfen wir dir gerne per Fernzugriff. Ein Techniker vor Ort ist nicht notwendig.

Wichtig: Erst bei Aktivierung des Kartenlesegeräts, also der TI, wird dein Konto von uns belastet – einmalig mit 593,81 € für das Kartenlesegerät und monatlich mit 188,02 Euro. Sobald der Anschluss aktiv ist, kannst du die Kostenerstattung beantragen, die quartalsweise erfolgt. (Interner Hinweis: Kosten für eHBA und SMC-B entstehen ggf. früher. Hier kommt es darauf an, welche Zahlweise der Kunde wählt)

Warum ist die TI so zeitaufwendig in der Umsetzung?

Die TI ist ein riesiges Digitalisierungsprojekt, an dem das gesamte Gesundheitswesen beteiligt ist. Die Sicherheitsanforderungen an Gesundheitsdaten sind mit die größten, die es gibt – sogar noch größer als beispielsweise bei Banken. Das macht es komplex. Die hohen Sicherheitsanforderungen mit den Anforderungen des Gesetzgebers und denen der Gesundheitsakteure zu verknüpfen, braucht Zeit.

Zusammen mit unseren TI-Spezialisten von curenect, die mit uns unter einem Dach sitzen, machen wir den TI-Anschluss so einfach wie möglich. Mit persönlicher Beratung und Betreuung beim Anschluss und einfacher Software für die Nutzung.

Warum kann ich bei anderen Anbietern TI bzw. KIM  schon nutzen, bei euch aber noch nicht?

Weil wir direkt auf die neue, vereinfachte TI-Technologie setzen. Andere Anbieter nutzen z. B. Konnektoren vor Ort oder im Rechenzentrum – diese Lösung überspringen wir bewusst. Unser Modell kommt ohne Konnektor aus: Du brauchst nur ein Kartenlesegerät. Dass du KIM bei uns erst im zweiten Halbjahr 2025 nutzen kannst, liegt daran, dass wir direkt den neuen, einfacheren Weg gehen.

❗️Anschlusspflicht

Warum soll ich mich jetzt schon anschließen?

Weil es keinen Sinn ergibt, zu warten. Zwei Szenarien sind denkbar:

• Die Pflicht (1) und der Zeitplan bleiben bestehen: Dann war es notwendig, dass du dich rechtzeitig angeschlossen hast


• Die Pflicht und der Zeitplan verschieben sich: Dann hast du trotzdem keine Nachteile, nur ein paar Vorteile, siehe (2). Und den lästigen Pflichtteil entspannt hinter dir (3)

Die Gründe im Detail:

(1) Pflicht erfüllen  Die Anschlusspflicht an die TI gilt ab dem 01.01.2026. So steht es im Gesetz. Ab 01.01.2027 wird die E-Verordnung Pflicht. Dieses Übergangsjahr soll sicherstellen, dass die E-Verordnung reibungslos an den Start gehen kann. 

(2) Vorteile nutzen Zusätzlich bringt die TI einen großen Vorteil: einen direkten Kommunikationskanal zu Arztpraxen und anderen Akteur:innen des Gesundheitswesens, z.B. anderen Therapiepraxen. Über KIM (Kommunikation im Medizinwesen) ist ein sicherer Mailversand zwischen allen Versorgern möglich. 

Anliegen zur Verordnung, Therapieberichten, Anforderungen von Befunden und anderen sensiblen Patientendaten sind damit sicher möglich. Diesen Kommunikationsweg nutzen laut einer Statistik der gematik bereits 92% der Arztpraxen. Hier gilt es, den Anschluss nicht zu verlieren.

(3) Stress vermeiden Noch können wir uns Zeit nehmen, bei der TI-Bestellung und der Beantragung der TI-Zugangskarten persönlich zu unterstützen. Je näher die Ausschlussfrist rückt, desto mehr Praxen drängen in den Bestellprozess.

Was passiert, wenn ich die Anschlusspflicht nicht einhalte?

Welche Konsequenzen es gibt, wenn man sich nicht anschließt, ist aktuell offen. Bei Arztpraxen werden die Honorare gekürzt. Das Bundessozialgericht hat bestätigt, dass dieses Vorgehen rechtens ist (Quelle)

Verschiebt sich der Zeitplan nicht sowieso noch?

Der 01.01.2026 (Anschlusspflicht) und der 01.01.2027 (E-Verordnung) wurden vom Gesetzgeber festgelegt. Wir informieren nur über die aktuelle Rechtslage. Welche Konsequenzen es gibt, wenn man sich nicht anschließt, ist aktuell offen.

Hinweis: Einige Verbände fordern eine Verschiebung der Pflicht. Ob sie damit Erfolg haben, steht in den Sternen. Von der Mehrzahl der Verbände gibt es eine solche Forderung nicht. Und auch bei einer Verschiebung bringt ein zeitnaher Anschluss nur Vorteile und wegen der Refinanzierung keine Nachteile, siehe vorherige Frage.

💸Refinanzierung

Was wird refinanziert, was nicht?

Notwendige Ausstattung für den TI-Anschluss, die refinanziert wird:

1. TI-Anschluss inklusive Kartenlesegerät


2. Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)


3. Praxisausweis (SMC-B)

Ausstattung, die nicht refinanziert wird:

1. Internetanschluss


2. PC oder Laptop


3. TI-Anwendung (thevea Starter) oder Praxisverwaltungssoftware (thevea Pro) 

Wann fallen die Kosten an und wann bekomme ich die Erstattung?

Die TI-Technik (Anschluss, Kartenlesegerät) wird bei thevea so bereitgestellt, dass dein Konto erst belastet wird, wenn der TI-Anschluss aktiv ist.

Die Kosten für das Kartenlesegerät sind dann als Einmalbetrag fällig. Die Kosten für den Anschluss fallen nach Aktivierung des Anschlusses monatlich an.

Für die TI-Zugangskarten, also eHBA und SMC-B, fallen Kosten beim Kartenhersteller an. Die Zahlweise (Einmalzahlung, jährlich, quartalsweise) kannst du selbst wählen.

Die Erstattung gibt es rückwirkend quartalsweise.

Mein Berufsverband rät ab, jetzt schon TI zu bestellen.

Der Hinweis deines Verbandes ist durchaus nachvollziehbar: Die Refinanzierungsvereinbarung ist für deine Berufsgruppe (Logopädie, Ergotherapie oder Podologie) noch nicht unterschrieben.

Die Höhe der Erstattung ist allerdings längst gesetzlich festgelegt – inklusive einer jährlichen Anpassung, weswegen sich der Betrag mittlerweile erhöht hat. Auf die gesetzlich festgelegte Erstattung haben wir unser TI-Angebot so abgestimmt, dass du 100 % der Kosten erstattet bekommst.

Die Refinanzierungsvereinbarung regelt lediglich Details des Erstattungsprozesses. Da wir dein Konto erst nach Aktivierung des TI-Anschlusses belasten, gehst du kein Risiko ein.

Nur mit der Bestellung der TI-Zugangskarten (eHBA und SMC-B) solltest du warten, bis die Refinanzierungsvereinbarung veröffentlicht ist und du die Erstattung beantragen kannst. Denn die Kartenhersteller belasten dein Konto direkt nach der Bestellung.

Wann kommt die Refinanzierungsvereinbarung für Ergo, Logo und Podo?

Nach unseren Informationen haben sich die Verbände und der GKV-Spitzenverband bereits geeinigt. Jetzt geht es nur noch um den Zeitpunkt der Veröffentlichung. Für dich spielt das keine große Rolle: Die Höhe der Erstattung ist längst gesetzlich festgelegt – inklusive einer jährlichen Anpassung, weswegen sich der Betrag mittlerweile erhöht hat. Auf die gesetzlich festgelegte Erstattung haben wir unser TI-Angebot so abgestimmt, dass du 100 % der Kosten erstattet bekommst.

Für Podologen gilt die TI-Anschlusspflicht doch erst ab 1.1.2027?

Aktuell kursiert unter https://www.podo-consulting.de/telematikinfrastruktur-podologie ein Artikel, im dem es um eine Verschiebung der TI-Anschlusspflicht für Podologiepraxen geht. Der Artikel nennt keine Quellen. Gesetzlich verankert ist weiterhin der 1.1.2026 (Quelle). Eventuell liegt hier ein Missverständnis vor: Die Podologie-Verbände fordern aktuell eine Verschiebung der Frist. Als Softwareanbieter beteiligen wir uns nicht an politischen Diskussionen und Spekulationen, sondern verweisen lediglich auf die Fakten und die gesetzliche Regelung.

Was passiert mit den Kosten und der Refinanzierung bei Schließung der Praxis?

Wir beenden den Vertrag und die monatlichen Abbuchungen mit der Schließung – unabhängig von der Laufzeit. Informiere uns unbedingt, sobald der Termin der Praxisschließung feststeht und sende uns einen Nachweis darüber. Den GKV-Spitzenverband musst du ebenfalls über die Praxisschließung informieren. Dafür kannst du das GKV Online-Portal nutzen. Mit der Schließung endet auch die Refinanzierung.
 

🛒Kartenbestellung

Wie lange dauert es, bis eHBA und SMC-B da sind?

Für den Antrags- und Bestellprozess solltest du mit einer Wartezeit von einigen Monaten rechnen. Wir haben das Verfahren gerade selbst mit Praxen durchlaufen und liegen bei fast 4 Monaten vom ersten Antrag bis zur Auslieferung der SMC-B – und das zu einer Zeit, in der es noch keine große Nachfrage gibt. Es ist davon auszugehen, dass sich dieser Prozess bei höherer Nachfrage noch länger hinzieht.

Was ist, wenn der Ausweisinhaber, über den die SMC-B bestellt wurde, kündigt?

Die SMC-B bleibt gültig. Generell gilt aber:  Nach 5 Jahren muss eine neue SMC-B bestellt werden. Das muss dann jemand anderes mit eHBA aus deiner Praxis übernehmen. 

🏣TI in der Praxis

Was passiert bei einem Internet-Ausfall?

Bei Internet-Ausfall kannst du in thevea den Terminkalender weiter nutzen. Nachrichten über KIM werden allerdings erst versendet, wenn das Internet wieder funktioniert.

Was passiert, wenn die TI ausfällt? 

Laut der gematik gab es bisher keinen Gesamtausfall der TI. Einzelne Ausfälle, bspw. in Apotheken, lagen meist an vergessenen Updates oder technischen Störungen am jeweiligen Standort. 

Aber auch dafür wurden Notfall-Lösungen entwickelt, und das wird es auch für Heilmittelpraxen geben.

Die Heilmittelbranche profitiert außerdem davon, dass die TI-Einführung bei Ärzten und Apotheken schon umgesetzt ist. Vieles wurde in diesem Zuge bereits verbessert. Beispielsweise brauchst du keinen eigenen, störungsanfälligen Konnektor mehr vor Ort in deiner Praxis, sondern wirst über das sogenannte TI-Gateway an die TI angeschlossen, um das du dich nicht mehr selbst kümmern musst - denn es steht in einem Rechenzentrum und wird dort gewartet.

📧KIM

Was ist, wenn der Arzt nicht angeschlossen ist?

Praxen, die nicht angeschlossen sind, findest du nicht im Verzeichnisdienst. Das wird allerdings nicht oft vorkommen: Die Anschlusspflicht für Arztpraxen gilt schon länger. Und 92 % der Arztpraxen nutzen KIM aktiv bzw. regelmäßig laut einer Auswertung der gematik.

Was kann ich alles über KIM versenden, auch Anhänge wie Therapieberichte?

KIM ist ein sicheres Postfach in thevea – und es funktioniert auch wie dein E-Mail-Postfach. Du kannst auch Anhänge über KIM versenden, zum Beispiel Therapieberichte. Und du kannst Arztpraxen und alle anderen angeschlossenen Akteure jederzeit kontaktieren, unabhängig von einer bestimmten Verordnung.

Sehe ich, wer aus meiner Praxis die KIM-Nachricht geschrieben hat?

Das KIM-Postfach ist praxisbezogen, nicht personenbezogen. Wer die Nachricht geschrieben hat, siehst du an der Signatur/Grußzeile.

📄E-Verordnung

Wie lasse ich Behandlungen künftig mobil bestätigen?

Diese Frage stellt sich erst mit der Einführung der E-Verordnung 2027. Bis dahin bleibt es bei den bekannten Papierverordnungen und Behandlungsbestätigungen auf der Rückseite.  

Mit Einführung der E-Verordnung wird es auch für mobile Einsätze eine Lösung geben​. thevea arbeitet dafür eng mit Kassen, gematik und Verbänden in Pilotprojekten zusammen​. Hinweis: Wir planen sogar, die digitale Behandlungsbestätigung bereits vor der E-Verordnung in thevea als zusätzliche Option einzuführen.

Sind nachträgliche Behandlungsbestätigungen weiterhin möglich?

Diese Frage stellt sich erst mit Einführung der E-Verordnung 2027.

In Fällen, in denen du die Leistungsbestätigung wegen technischer Probleme (bspw. Internet-Ausfall) nicht direkt einholen konntest, wird es nach unserem Kenntnisstand eine Möglichkeit zum Nachholen geben. 

Generell gilt allerdings wie bereits heute: Laut der GKV-Verträge sind nachträgliche Bestätigungen nicht erlaubt. Bestätigungen müssen direkt nach der Therapie eingeholt werden. Insofern wäre eine nachträgliche Bestätigung eine Ausnahme für Situationen, die nicht in der Verantwortung deiner Praxis liegen.

Behandlungsdaten ändern: Ist das dann nicht mehr möglich? 

Diese Fragen werden wir mit Einführung der E-Verordnung sicher beantworten können. Generell gilt: Laut der GKV-Verträge dürfen nur die tatsächlichen Behandlungsdaten eingetragen und bestätigt werden. Bei Änderungen auf der Rückseite ist eine erneute Unterschrift nötig. 

Die Vorgaben sind zunächst einmal unabhängig von der TI. Ob Änderungen nach Einführung der TI technisch möglich sein werden, wird über die dann gültigen Vorgaben entschieden. 

📂Weitere TI-Anwendungen

ePA: Wann kommt die ePA für Heilmittelerbringer und wie wird sie in thevea umgesetzt?

Für Heilmittelerbringer ist derzeit noch kein standardisierter Zugriff auf die ePA möglich. Sobald die Details geklärt sind, werden eine Zugriffsmöglichkeit innerhalb von thevea entwickeln.