Online-Terminbuchung: Wie können Patienten einen Termin buchen?

Nachdem du od|bookings eingerichtet hast, können deine Patient:innen Termine ganz einfach online buchen.

In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie die Online-Buchung aus Sicht deiner Patient:innen abläuft.

🧭 1. Terminart auswählen

Im ersten Schritt wählen Patient:innen die passende Leistung aus.

Sie sehen:

• die verfügbaren Terminarten (z. B. Erst-/Beratungstermin)

• eine Suchfunktion, um Leistungen schneller zu finden

Anschließend klicken sie auf >Nächster Schritt<.

📅 2. Termin und Therapeut:in auswählen

Im nächsten Schritt werden die verfügbaren Termine angezeigt. Wenn die Praxis die Mitarbeiterauswahl aktiviert hat, kann nun der gewünschte Therapeut oder die gewünschte Therapeutin ausgewählt werden.

Patient:innen sehen:

1. Wunschtherapeut:innen (optional)

2. Verfügbare Tage mit freien Terminen
3. Verfügbare Uhrzeiten zur Auswahl

Die angezeigten Zeiten basieren auf deinen Einstellungen in thevea und od bookings.

Nach der Auswahl des Termins werden – sofern von der Praxis hinterlegt – allgemeine Hinweise sowie leistungsbezogene Hinweise angezeigt.

Diese können beispielsweise Informationen zum Termin, zum Mitbringen bestimmter Unterlagen oder organisatorische Hinweise enthalten.

Nach dem Lesen der Hinweise klicken Patient:innen auf >Nächster Schritt<, um die Terminbuchung fortzusetzen.

📝 3.Daten eingeben

Danach geben Patient:innen ihre persönlichen Daten ein.

Dazu gehören:

1. Vorname
2. Nachname
3. Geburtsdatum
4. Rückrufnummer
5. E-Mail-Adresse

Diese Daten sind notwendig, damit die Buchung eindeutig zugeordnet werden kann.

✅ 4.Angaben bestätigen

Im letzten Schritt prüfen Patient:innen ihre Angaben.

Sie sehen:

1. den ausgewählten Termin
2. ihre persönlichen Daten

Zusätzlich müssen sie bestätigen:

1. Vertragsbedingungen
2. Datenschutzbestimmungen

Erst danach wird die Buchung abgeschlossen.

🎉 Buchung abgeschlossen

Nach erfolgreicher Buchung erhalten Patient:innen eine Bestätigung.

Dort sehen sie:

1. den Termin mit Datum und Uhrzeit
2. den Standort der Praxis
3. ggf. eine Telefonnummer für Rückfragen oder Terminänderungen

👉 Der Termin wird gleichzeitig automatisch in deinem thevea-Terminkalender eingetragen.

💡 Das solltest du beachten

Damit die Online-Buchung für deine Patient:innen gut funktioniert:

1. Verwende verständliche Terminbezeichnungen
2. Pflege deine Verfügbarkeiten regelmäßig
3. Achte auf realistische Terminlängen und Vorlaufzeiten

📅 Termin verschieben

Bereits gebuchte Termine können, sofern eure Praxis das erlaubt, auch nachträglich online verschoben werden.

Patient:innen öffnen dazu die Terminbestätigung und klicken auf >Verschieben<.

Anschließend sehen sie:

1. den aktuell gebuchten Termin
2. alle verfügbaren Ausweichtermine
3. freie Uhrzeiten zur Auswahl

Nach der Auswahl eines neuen Termins wird die Änderung bestätigt. Zusätzlich erhalten Patient:innen eine aktualisierte Terminbestätigung per E-Mail.

❌ Termin absagen

Termine können ggf. auch online abgesagt werden.

Patient:innen öffnen dazu die Terminbestätigung und klicken auf >Absagen<.

Anschließend sehen sie:

1. den gebuchten Termin
2. eine Sicherheitsabfrage zur Bestätigung der Absage

Nach erfolgreicher Absage erhalten Patient:innen eine Bestätigung auf dem Bildschirm sowie zusätzlich eine Bestätigung per E-Mail.

💡 Gut zu wissen

Ob Termine online verschoben oder abgesagt werden können und bis wann dies möglich ist, legt ihr in eurer Konfiguration fest. Ist die Frist bereits abgelaufen, muss die Praxis direkt kontaktiert werden.