Ergotherapie: Verordnungsrückseite - Unterbrechungsfristen & gängige Abkürzungen

Die Dokumentation auf der Rückseite der Verordnung ist essenziell für die korrekte Abrechnung und Nachvollziehbarkeit der erbrachten Leistungen. Doch welche Angaben sind erforderlich? Welche Unterbrechungsfristen gelten? Und wie dürfen Maßnahmen abgekürzt werden? Hier findest du alle wichtigen Informationen.

Erforderliche Angaben auf der Verordnungsrückseite

Damit die Verordnung vollständig und korrekt ausgefüllt ist, müssen folgende Angaben gemacht werden:

• Behandlungsdatum – Das genaue Datum der jeweiligen Behandlung
• Maßnahme – Die durchgeführte ergotherapeutische Leistung (siehe Regeln zur Dokumentation unten)
• Unterschrift des Versicherten oder gesetzlichen Vertreters – Bestätigung der erbrachten Leistung durch den Patienten oder dessen Vertreter
  • Falls durch einen Vertreter unterschrieben: Angabe der Beziehung zum Patienten (z. B. Vater, Mutter, Pflegepersonal)
• Institutionskennzeichen (IK) – Die eindeutige Kennung der Praxis oder des Therapeuten
• Stempel und Unterschrift des Leistungserbringers – Bestätigung der erbrachten Leistung durch den Therapeuten

❗ Wichtig: Ohne diese Angaben kann die Verordnung möglicherweise nicht korrekt abgerechnet werden.

Regeln zur Dokumentation der Maßnahmen

Die Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen erfolgt in der Spalte “Maßnahmen” auf der Rückseite des Verordnungsmusters. Hierbei gelten folgende Regeln:

Erster Behandlungstermin (Zeile 1)
Beim ersten Termin muss jede durchgeführte Maßnahme verständlich im Wortlaut mit genauer Leistungsbezeichnung geschrieben werden.

Zulässige Einträge in Zeile 1:

Ab dem zweiten Behandlungstermin (Zeile 2 ff.)
Ab der zweiten Zeile dürfen identische Maßnahmen entweder mit Wiederholungszeichen oder den folgenden Abkürzungen dokumentiert werden:

❗Hinweis: Die Analyse des ergotherapeutischen Bedarfs und der Therapiebericht werden nicht auf der Rückseite der Verordnung dokumentiert.

❗Wichtig: Globalunterschriften, Korrekturmittel und Unterschriften im Voraus sind nicht erlaubt. Jede Leistung muss direkt nach der Durchführung dokumentiert und vom Versicherten unterschrieben werden.

💡Bei Doppelbehandlungen gelten besondere Regeln:

• Möglichkeit 1: Zwei separate Einträge + zwei Unterschriften der oder des Versicherten

• Möglichkeit 2: Ein Eintrag mit Zusatz „Doppel“, „Doppelbehandlung“ oder „Doppelbeh.“ hinter der Maßnahme → eine Unterschrift reicht
  In beiden Fällen gilt: Es werden zwei Einheiten pro Termin abgerechnet (z. B. 10 Einheiten = 5 Doppeltermine)

Weitere Hinweise zur Dokumentation

• Für einen Behandlungstag dürfen auch zwei Zeilen genutzt werden, z. B. bei mehreren Maßnahmen oder bei Platzbedarf für eine längere Unterschrift.

• Wenn die Unterschrift der oder des Versicherten über das vorgesehene Feld hinausgeht, ist das kein Problem – entscheidend ist, dass alle Maßnahmen pro Termin bestätigt sind.

• Ein Beiblatt zur Verordnung wird akzeptiert, wenn es dieselben Angaben enthält wie die Rückseite der Verordnung (Maßnahmen, Datum, Unterschrift des Versicherten).

Unterbrechungsfristen

Eine Verordnung bleibt gültig, wenn die Behandlung nicht länger als 14 Kalendertage unterbrochen wird. Sollte die Pause länger dauern, kann die Behandlung nur unter bestimmten Bedingungen fortgesetzt werden:

• Krankheit des Patienten oder Therapeuten
• Urlaub des Patienten oder Therapeuten
• Therapeutisch indizierte Behandlungsunterbrechung in Abstimmung mit dem Arzt

Diese Unterbrechungen müssen mit den folgenden Kürzeln dokumentiert werden:​

• K – Krankheit​
• F – Ferien/Urlaub​
• T – Therapeutische Indikation

Diese Unterbrechungen müssen mit den entsprechenden Kürzeln dokumentiert werden.

❗ Hinweis: Falls die Behandlung länger als 14 Tage ohne eine dieser Begründungen unterbrochen wird, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit.

Was bedeutet die 70-Tage-Regelung in der Ergotherapie?

In der Ergotherapie bezieht sich die 70-Tage-Regelung auf die maximale Gesamtdauer erlaubter Unterbrechungen während einer laufenden Therapie. Diese Regelung stellt sicher, dass das Therapieziel nicht durch zu lange Pausen gefährdet wird.​

Details zur Unterbrechungsregelung:

• Unbegründete Unterbrechung: Eine Therapie kann ohne Angabe von Gründen bis zu 14 Kalendertage unterbrochen werden. Wird diese Frist überschritten, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit.

• Summierung der Unterbrechungen: Die Gesamtdauer aller begründeten Unterbrechungen darf 70 Kalendertage nicht überschreiten. Bei der Berechnung werden jedoch nur die Tage berücksichtigt, die über die initial erlaubten 14 Tage hinausgehen. ​

Beispiel zur Berechnung:

Angenommen, eine Therapie wird vom 1. April bis zum 24. April unterbrochen, was einer Pause von 23 Tagen entspricht. Die ersten 14 Tage gelten als unbegründete Unterbrechung und werden nicht in die 70-Tage-Regelung einbezogen. Die verbleibenden 9 Tage (23 Tage - 14 Tage) werden zur 70-Tage-Gesamtunterbrechungszeit hinzugezählt. Somit verbleiben noch 61 Tage für weitere mögliche Unterbrechungen. 

❗ Wichtig: Bei Überschreitung der 70-Tage-Grenze verliert die Verordnung ihre Gültigkeit.

Behandlungsabbruch

Falls eine Behandlung nicht vollständig durchgeführt werden kann, muss dies auf der Rückseite der Verordnung dokumentiert werden.

1. Datum des Abbruchs in das entsprechende Feld eintragen
2. Grund des Abbruchs vermerken

Diese Dokumentation stellt sicher, dass bereits erbrachte Leistungen korrekt abgerechnet werden können.

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