Die Dokumentation auf der Rückseite der Verordnung ist essenziell für die korrekte Abrechnung und Nachvollziehbarkeit der erbrachten Leistungen. Doch welche Angaben sind erforderlich? Welche Unterbrechungsfristen gelten? Und wie dürfen Maßnahmen abgekürzt werden? Hier findest du alle wichtigen Informationen.
Erforderliche Angaben auf der Verordnungsrückseite
Damit die Verordnung vollständig und korrekt ausgefüllt ist, müssen folgende Angaben gemacht werden:
- Behandlungsdatum – Das genaue Datum der jeweiligen Behandlung
- Maßnahme – Die durchgeführte ergotherapeutische Leistung (siehe Regeln zur Dokumentation unten)
-
Unterschrift des Versicherten oder gesetzlichen Vertreters – Bestätigung der erbrachten Leistung durch den Patienten oder dessen Vertreter
- Falls durch einen Vertreter unterschrieben: Angabe der Beziehung zum Patienten (z. B. Vater, Mutter, Pflegepersonal)
- Institutionskennzeichen (IK) – Die eindeutige Kennung der Praxis oder des Therapeuten
- Stempel und Unterschrift des Leistungserbringers – Bestätigung der erbrachten Leistung durch den Therapeuten
❗ Wichtig: Ohne diese Angaben kann die Verordnung möglicherweise nicht korrekt abgerechnet werden.
Regeln zur Dokumentation der Maßnahmen
Die Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen erfolgt in der Spalte “Maßnahmen” auf der Rückseite des Verordnungsmusters. Hierbei gelten folgende Regeln:
-
Beim ersten Behandlungstermin (Zeile 1):
- Die abgegebene Leistung muss ausgeschrieben eingetragen werden (z. B. „Motorisch-funktionelle Einzelbehandlung – 45 Min.“).
- Falls zwei Leistungen in einer Sitzung durchgeführt wurden, müssen diese mit einem „+“ getrennt werden (z. B. „Psychisch-funktionelle Einzelbehandlung – 45 Min. + Hausbesuch“).
-
Ab dem zweiten Behandlungstermin (Zeile 2 ff.):
- Es dürfen gängige Abkürzungen (siehe Tabelle unten) oder Wiederholungszeichen genutzt werden:
Erlaubte Abkürzungen für Maßnahmen in der Ergotherapie
| Abkürzung | Maßnahme |
|---|---|
| Analyse ergoth. Bedarfs | Analyse ergotherapeutischen Bedarfs |
| Mot.-funkt. Beh. | Einzelbehandlung bei motorisch-funktionellen Störungen (Regelleistungszeit 45 Min., davon 30 Min. Therapiezeit) |
| Sensomot.-perz. Beh. | Einzelbehandlung bei sensomotorisch-perzeptiven Störungen (Regelleistungszeit 60 Min., davon 45 Min. Therapiezeit) |
| Psych.-funkt. Beh. | Einzelbehandlung bei psychisch-funktionellen Störungen (Regelleistungszeit 60 Min., davon 60 Min. Therapiezeit) |
| Hirnleistungstr. | Hirnleistungstraining/neuropsychologische orientierte Einzelbehandlung (Regelleistungszeit 45 Min., davon mind. 30 Min. Therapiezeit) |
| Mot.-funkt. Beh. Integr. häusl./soz. Umfeld | Einzelbehandlung bei motorisch-funktionellen Störungen mit Beratung zur Integration in das häusliche und soziale Umfeld (Regelleistungszeit 120 Min., davon 105 Min. Therapiezeit) |
| Sensomot.-perz. Beh. Integr. häusl./soz. Umfeld | Einzelbehandlung bei sensomotorisch-perzeptiven Störungen mit Beratung zur Integration in das häusliche und soziale Umfeld (Regelleistungszeit 120 Min., davon 105 Min. Therapiezeit) |
| Psych.-funkt. Beh. Integr. häusl./soz. Umfeld | Einzelbehandlung bei psychisch-funktionellen Störungen mit Beratung zur Integration in das häusliche und soziale Umfeld (Regelleistungszeit 120 Min., davon 105 Min. Therapiezeit) |
| Hirnleistungstr. Integr. häusl./soz. Umfeld | Einzelbehandlung mit Beratung zur Integration in das häusliche und soziale Umfeld (Regelleistungszeit 120 Min., davon 105 Min. Therapiezeit) |
| Mot.-funkt. Beh. 2 Pat. | Motorisch-funktionelle Behandlung: Parallelbehandlung bei verordneter Position 54102 oder 54209 und gleichzeitiger Anwesenheit von zwei Patienten (Regelleistungszeit 45 Min., davon 30 Min. Therapiezeit) |
❗ Hinweis: Diese Abkürzungen erleichtern die Dokumentation und sorgen für eine einheitliche Kommunikation. Andere Abkürzungen sind nicht zulässig und können zu Problemen bei der Abrechnung führen.
Unterbrechungsfristen
Eine Verordnung bleibt gültig, wenn die Behandlung nicht länger als 14 Kalendertage unterbrochen wird. Sollte die Pause länger dauern, kann die Behandlung nur unter bestimmten Bedingungen fortgesetzt werden:
- Krankheit des Patienten oder Therapeuten
- Urlaub des Patienten oder Therapeuten
- Therapeutisch indizierte Behandlungsunterbrechung in Abstimmung mit dem Arzt
Diese Unterbrechungen müssen mit den folgenden Kürzeln dokumentiert werden:
- K – Krankheit
- F – Ferien/Urlaub
- T – Therapeutische Indikation
Diese Unterbrechungen müssen mit den entsprechenden Kürzeln dokumentiert werden.
❗ Hinweis: Falls die Behandlung länger als 14 Tage ohne eine dieser Begründungen unterbrochen wird, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit.
Was bedeutet die 70-Tage-Regelung in der Ergotherapie?
In der Ergotherapie bezieht sich die 70-Tage-Regelung auf die maximale Gesamtdauer erlaubter Unterbrechungen während einer laufenden Therapie. Diese Regelung stellt sicher, dass das Therapieziel nicht durch zu lange Pausen gefährdet wird.
Details zur Unterbrechungsregelung:
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Unbegründete Unterbrechung: Eine Therapie kann ohne Angabe von Gründen bis zu 14 Kalendertage unterbrochen werden. Wird diese Frist überschritten, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit.
-
Summierung der Unterbrechungen: Die Gesamtdauer aller begründeten Unterbrechungen darf 70 Kalendertage nicht überschreiten. Bei der Berechnung werden jedoch nur die Tage berücksichtigt, die über die initial erlaubten 14 Tage hinausgehen.
Beispiel zur Berechnung:
Angenommen, eine Therapie wird vom 1. April bis zum 24. April unterbrochen, was einer Pause von 23 Tagen entspricht. Die ersten 14 Tage gelten als unbegründete Unterbrechung und werden nicht in die 70-Tage-Regelung einbezogen. Die verbleibenden 9 Tage (23 Tage - 14 Tage) werden zur 70-Tage-Gesamtunterbrechungszeit hinzugezählt. Somit verbleiben noch 61 Tage für weitere mögliche Unterbrechungen.
❗ Wichtig: Bei Überschreitung der 70-Tage-Grenze verliert die Verordnung ihre Gültigkeit.
Behandlungsabbruch
Falls eine Behandlung nicht vollständig durchgeführt werden kann, muss dies auf der Rückseite der Verordnung dokumentiert werden.
- Datum des Abbruchs in das entsprechende Feld eintragen
- Grund des Abbruchs vermerken
Diese Dokumentation stellt sicher, dass bereits erbrachte Leistungen korrekt abgerechnet werden können.
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