Der Wechsel zu einer neuen Software ist immer aufregend und auch mit einigen Fragen verbunden. Um dir den Wechsel so einfach wie möglich zu machen, haben wir hier die wichtigsten Informationen für dich zusammengefasst und einen kleinen Leitfaden entwickelt.
Datenimport
Um deine Patientenstammdaten von TheraPlus zu thevea übertragen zu lassen, musst du den Datenimport beim TheraPlus Kundenservice beantragen. Wende dich dafür an support.theraplus@optadata-gruppe.de
Im Anschluss daran meldet sich ein Mitarbeiter aus dem TheraPlus Kundenservice bei dir, um einen Termin für den Datenexport abzustimmen.
Am Tag des Datenexports, schaltet sich ein Mitarbeiter aus dem TheraPlus Kundenservice auf deinen PC und exportiert deine Patientenstammdaten aus TheraPlus. Anschließend übermittelt der Mitarbeiter aus dem TheraPlus Kundenservice deine Patientendaten an thevea.
Sobald die Daten bei uns eingegangen sind, werden diese am darauffolgenden Freitag in thevea importiert. Falls Daten fehlerhaft übermittelt wurden und dementsprechend nicht importiert werden konnten, erhälts du von uns noch einen Fehlerbericht per Mail.
Welche Daten bei uns in thevea importiert werden, kannst du dir in folgendem Artikel genauer anschauen: TheraPlus Datenimport
Die ersten Schritte in thevea
Um dich auf deinen Start mit thevea optimal vorzubereiten, leiten wir dich hier durch die wichtigsten Schritte, welche du bereits vor dem Datenimport vorbereiten kannst.
Wir verlinken dir die entsprechenden Help Center Artikel unter den einzelnen Punkten. Falls du Fragen hast, kannst du dich natürlich jederzeit gerne über support@thevea.de mit uns in Verbindung setzen 🙂
Leistungserbringer anlegen
Wie kann ich einen/weitere Leistungserbringer anlegen, bearbeiten oder löschen?
Mitarbeiter anlegen, Arbeitszeiten hinterlegen und Urlaube eintragen
Mitarbeiterverwaltung - Mitarbeiter anlegen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten verwalten.
Benutzerrechte vergeben
Wie kann ich einen weiteren Benutzeraccount erstellen oder löschen?
Privatpreisliste und Selbstzahlerpreisliste anlegen
Erstellen und Verwalten der Privatpreisliste
Erstellen und Verwalten von Selbstzahlerleistungen
Öffnungszeiten der Praxis hinterlegen und Zeitraster festlegen
Terminkalender: Ansichten & Einstellungen
Terminfarben hinterlegen
Kategorien im Terminkalender farblich hinterlegen
Leitfaden Terminübertragung
Gerade die Übertragung der vorhandenen Termine kann schnell überfordern. Um dir die Umstellung möglichst leicht zu machen, haben wir dir hier einen Vorschlag vorbereitet wie du am besten vorgehst, um deine Termine von TheraPlus in thevea zu übertragen 🙂
Das Wichtigste zuerst: Am 31. Dezember 2024 wird TheraPlus abgeschaltet. Du hast aber natürlich weiterhin Zugriff auf deinen Kalender und deine Daten im Rahmen der Aufbewahrungspflicht.
Dennoch empfehlen wir dir den Wechsel auf thevea rechtzeitig zu starten.
Such dir bestenfalls ein bestimmtes Startdatum raus, an welchem dein Terminkalender etwas überschaubarer wird und beginne zu diesem Tag mit der Übertragung der vorhandenen Termine. Beispiel: Übertrage alle Termine ab dem 30. Juni 2024 in die Zukunft. Solltest du dann noch Kapazitäten haben, kannst du gerne rückwirkend (Richtung heute) Termine übertragen.
Und keine Sorge. Solltest du eine Verordnung haben, deren Termine bereits in TheraPlus begonnen haben, kannst du diese ganz leicht in thevea zu Ende bearbeiten. Du musst dafür nicht die Termine aus der Vergangenheit übertragen, sondern übernimmst nur die kommenden Termine. Bei der Abrechnung der Verordnung kannst du die "alten Termine" dann ganz einfach über Behandlungsdaten hinzufügen deiner Verordnung beifügen.
Dauerpatienten
Beginne zuerst mit der Übertragung der Termine für die Dauerpatienten. Achte darauf, dass du den Serientermin ohne Verknüpfung zu einer Verordnung erstellst. Sobald du die entsprechende Verordnung später in thevea einpflegst, schlägt das System dir automatisch die geplanten Termine vor und du kannst die entsprechenden Termine auf deine Verordnung übernehmen. Wie das funktioniert findest du in diesem Artikel.
Wie du einen Serientermin erstellst kann du hier nachlesen.
Einzeltermine
Sobald die Dauerpatienten in thevea eingepflegt sind, beginnst du mit der Übertragung der Einzeltermine.
Wenn alle Termine übertragen sind, hast du optional noch die Möglichkeit deine digitale Patientenakte einzupflegen. Alles, was du an Papier im Aktenschrank rumfliegen hast, kannst du mit thevea digitalisieren und in die Patientenakte einfügen. Wie genau das funktioniert, kannst du gerne hier nachlesen.
Solltest du bei all diesen Prozessen Fragen haben, wende dich bitte jederzeit an support@thevea.de oder schreibe uns über den Supportbutton in thevea.
Wir wünschen die viel Erfolg bei der Umstellung und viel Spaß mit thevea 🙂
Wie können wir helfen?